51% - wenn der Staat Software verkauft

RS:Ich berate jetzt im vierten Jahr die deutschen Notarinnen und Notare im Bereich Digitalisierung und Veränderungsthemen, zwischenzeitlich natürlich auch bei der KI-Implementierung. Wie bin ich zu diesem Thema gekommen? Ich habe selbst über 13 Jahre als Notarreferentin in Notariaten in Bayern und Hamburg gearbeitet, zuletzt auch in leitender Position. Dort habe ich nicht nur die täglichen Abläufe und Schmerzpunkte wahrgenommen, sondern auch die verschiedenen Tools, die angeboten werden – von privaten Anbietern, aber auch von der Bundesnotarkammer.

Ich glaube, es lohnt sich erst einmal ein historischer Blick: Was ist aktuell passiert, was geschieht in der Bundesnotarkammer an dem Punkt, wo es um Softwareentwicklung geht, und was ist der Status quo?

RS:Sehr gerne. Kurz gesagt: Am 11. September hat die Bundesnotarkammer ihren Einstieg bei einem privaten Softwareanbieter beschlossen, und in der Woche darauf war schon die erste Gesellschafterliste ersichtlich. Für alle, die sich mit diesen Themen nicht auseinandersetzen: Das ist quasi der Eigentumsnachweis im Gesellschaftsrecht, der die jeweiligen Geschäftsanteile abbildet. Aus dieser Gesellschafterliste ergibt sich eine Beteiligung in Höhe von 42,5 Prozent.

Zum zeitlichen Ablauf: Am 11. September wird das beschlossen. In der Woche darauf informieren auch weitere Ländernotarkammern ihre Mitglieder, allerdings nicht alle Notarkammern und -kassen. Manche haben sogar direkt am 11. September, unmittelbar nach dem Beschluss, eine Bekanntmachung verschickt, darunter die Notarkammer Baden-Württemberg.

Die erste Gesellschafterliste nach der Kapitalerhöhung bei Notarius wurde veröffentlicht und hinterlegt – das ist übrigens alles öffentlich einsehbar. Das sind keine Geheimnisse, die wir hier verraten. Das Registerportal ist für jeden einsehbar, und zwar kostenfrei. In derselben Woche wurde ich durch eine Wegwerf-E-Mail – ich konnte darauf also nicht antworten – darüber informiert, dass die Bundesnotarkammer nicht mit 42,5, sondern mit 51 Prozent beteiligt ist.

Auf der anderen Seite stehen die weiteren Softwareanbieter, zu denen die Bundesnotarkammer durch die Beteiligung an Notarius ja in Konkurrenz tritt. Sie haben sich zu einer Allianz zusammengeschlossen und zum ersten Mittel der Wahl gegriffen, nämlich Abmahnungen einerseits gegen die Bundesnotarkammer, andererseits gegen ausgewählte Ländernotarkammern. Warum ausgewählte? Weil nicht alle Notarkammern ihre Mitglieder informiert haben.

Und klarstellend: Es geht nicht um die Information per se, dass die Bundesnotarkammer jetzt an einem Softwareanbieter beteiligt ist, sondern um die Art und Weise, wie das kommuniziert wurde. Da stand nicht einfach ein Satz wie „Hiermit informieren wir Sie über die Beteiligung der Bundesnotarkammer an Notarius“. Es wurde ganz klar auch über Funktionen der Software gesprochen – was sie aktuell kann und was nicht –, und es wurde mit Links auf Notarius verwiesen, zum Beispiel von der Notarkammer Baden-Württemberg. Das ist meiner Meinung nach mehr als reine Information, und das ist es auch, was die anderen Marktteilnehmer der Bundesnotarkammer, salopp gesagt, ankreiden.

RS:Grundsätzlich kann man darüber diskutieren, inwieweit es Sinn macht, dass die Bundesnotarkammer, die ohnehin die Infrastruktur im Notariat liefert, auch direkt eine Vollsoftware für die Notarinnen und Notare anbietet. Ohne auf meine Arbeit näher einzugehen: Ich kann es insofern verstehen, als über die letzten Jahrzehnte eine Softwarelandschaft entstanden ist, die den Notarinnen und Notaren in Teilen wirklich Schwierigkeiten bereitet. Man muss unterscheiden zwischen Legacy-Anbietern, die es teilweise schon seit über 40 Jahren gibt, und Anbietern, deren Software eigentlich für den Anwaltsbereich bestimmt war und die über die Jahre Notarmodule eher stiefmütterlich mitentwickelt haben. Da sind über die Jahrzehnte, muss man schon sagen, nicht die besten Softwarelösungen entstanden. Wenn wir uns allerdings allein die letzten drei, vier Jahre anschauen, sind mittlerweile einige Marktteilnehmer dabei, die durchaus smarte Lösungen anbieten. Das mag noch nicht alles perfekt sein, aber wir bewegen uns in die richtige Richtung.

Inwieweit das rechtlich zulässig ist, mag ich gar nicht bewerten. Das werden gegebenenfalls die Gerichte zu gegebener Zeit klären. Aus Beratersicht finde ich es per se nicht schlimm, dass der öffentliche Anbieter, der ohnehin die Infrastruktur liefert, auch Tools anbietet, die für die eigenen Mitglieder sinnvoll sind.

Nur: Inwieweit das Sinn macht, ist in diesem Fall ein bisschen tricky. Die Bundesnotarkammer hat vor drei, vier Jahren selbst eine große Beratungsfirma beauftragt, genau das zu prüfen: Macht es Sinn, überhaupt eigene Lösungen zu konzipieren? Die Beratungsgesellschaft kam, heruntergebrochen, zu dem Ergebnis: Es lohnt sich nicht, eigene Software zu konzipieren, das macht wirtschaftlich keinen Sinn. Inwieweit es dann Sinn macht, sich an einer Software zu beteiligen, die meiner Meinung nach noch keine vollwertige Software ist – das ist die Frage.

Warum kann es Sinn machen? Es könnte Sinn machen, wenn der Staat dafür bekannt wäre, solche Lösungen innovativ zu: dieses Apple-Feeling, bei dem man schon beim Kauf des Geräts weiß, was man damit zu tun hat. Dafür ist der Staat nicht bekannt, und auch nicht die Bundesnotarkammer, wenn man sich die Module der letzten Jahrzehnte anschaut. Innovation und Staat – das beißt sich leider noch.

RS:Als legitim sehe ich es aus einem einzigen Grund: dass die ganze Schnittstellenthematik wegfallen würde. Ohne die Leserinnen und Leser zu sehr mit dem notariellen Alltag zu behelligen: Wir haben im Notariat ein Produkt, das ist die Urkunde. Wie man zu diesem Produkt kommt, ist ganz unterschiedlich. Ich betreue selbst Einzelnotariate bis hin zu Kunden mit über 100 Mitarbeitenden, und das sind ganz unterschiedliche Realitäten: vom Erstkontakt über Datenerfassung, Aktenanlage, Entwurfsvorbereitung und Beurkundung bis hin zur Erstabwicklung und zum Endvollzug – das sind viele, viele Schritte.

Dafür nutzt man einzelne Fachsoftware, ergänzende Lösungen und natürlich die verpflichtenden Module der Bundesnotarkammer. Verpflichtend deshalb, weil auf der anderen Seite auch die Gerichte elektronisch werden. Die Kommunikation zwischen dem Notar als öffentlichem Amt und dem Gericht als öffentlicher Stelle läuft immer mehr elektronisch, und daher muss auch der Staat hier liefern. Der einzige Punkt, an dem man wirklich sagen könnte – und da spreche ich nicht als Beraterin, sondern als Notarreferentin, die tagtäglich damit konfrontiert war –: Das leidige Thema Schnittstelle fällt einfach weg. Aber das ist zu wenig, als dass man es als alleinigen Grund annehmen könnte.

RS:Nein, das geht auf gar keinen Fall.

RS:Wie gesagt: grundsätzlich ja, um die ganze Schnittstellenthematik ein für alle Mal zu beenden, wenn man es so sagen möchte. Aber auch das ist nicht das einzige Argument, und im Übrigen gilt: Konkurrenz belebt das Geschäft. Bei einem einzigen Anbieter hätte ich die Befürchtung, dass gar kein Innovationsgeist mehr bestünde. Ich fände es sehr schade, wenn es die anderen Marktteilnehmer nicht mehr gäbe – übrigens auch die, die ich etwas despektierlich Legacy-Anbieter nenne. Das ist nicht so gemeint: Sie sind selbstverständlich Vorreiter gewesen und haben den Notarinnen und Notaren schon vor 30, 35 Jahren Lösungen und ein für damalige Verhältnisse modernes Arbeitsumfeld geliefert.

Aber die Zeiten haben sich geändert. Die Notwendigkeit gab es, aber politisch war es nicht gewollt; man hat diese Themen in Deutschland nie vorangetrieben, es gab ja immer Wichtigeres. Und jetzt machen wir im Zuge der ganzen KI-Entwicklung sämtliche Change-Prozesse auf einmal durch. Man könnte sagen: Vielleicht ist es effizienter, dann machen wir es eben einmal. Finde ich nicht. Ich kann aus dem Kleinen berichten, dass es sehr anstrengend und nervenaufreibend ist – vor allem schon das Schließen der Wissenslücken. Digital ist nicht gleich KI, das muss ich hier vielleicht nicht erklären.

Ich halte es also grundsätzlich nicht für einen falschen Ansatz. Aber ich kann mich nur wiederholen: Die Bundesnotarkammer war bisher nicht unbedingt für innovative Module für ihre Mitglieder bekannt. Das waren eher die Softwareanbieter, die eng mit den Mitgliedern zusammenarbeiten. Gerade die jüngeren Player stehen in regelmäßigem Austausch mit ihrer Zielgruppe: Das brauchen wir, das brauchen wir nicht. Viele Angebote der Bundesnotarkammer werden dagegen noch nicht einmal angenommen. Siehe die Online-Beurkundung. Darauf jetzt einzugehen, würde den Rahmen sprengen. Es gibt also Angebote, die gar nicht genutzt werden. Da stellt sich für mich die Frage: Wozu macht man das? Warum macht man nicht richtig gute Schnittstellen für die Anbieter?

Man hätte sich wunderbar auf eine einheitliche Schnittstelle einigen können. Man sagt: „Liebe Softwareanbieter, wir einigen uns jetzt auf – keine Ahnung, ich werfe es mal in den Raum – JSON.“ Alle stellen auf JSON um, und die Anbieter, die das bisher nicht nutzen, müssen sich entsprechend anpassen. Das wäre eine einfache Lösung gewesen.

Ich finde es aus verschiedenen Gründen nicht richtig, dass die Bundesnotarkammer hier in den Markt eintritt, weil sie eben nicht gerade für innovatives, flexibles, agiles Projektmanagement und Software bekannt ist. Die Bundesnotarkammer ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und kann sich nicht verhalten, wie sie möchte. Tut sie es doch, muss sie mit Konsequenzen rechnen. Und das ist es, was gerade passiert.

RS:Grundsätzlich hat die Bundesnotarkammer im letzten Jahr die richtigen Schritte eingeleitet: mit der Partnermanagerin, mit dem regelmäßigen Austausch mit den Anbietern. In einem langen Bericht der Boston Consulting Group wurde ja beschrieben, wo die Schmerzpunkte liegen – ich glaube, es wurden über 700 genannt. Ich habe mich wirklich sehr für beide Seiten gefreut, denn man muss miteinander reden, um vielleicht die eine oder andere tolle Lösung für die Zukunft zu konzipieren.

Wie man jetzt vermeidet, dass die anderen Softwareanbieter benachteiligt werden – das wird schwerfallen, weil die Bundesnotarkammer und die Ländernotarkammern meiner Meinung nach nicht gerade für kommunikativen Feinsinn bekannt sind. Das sieht man ja gerade daran, wie berichtet wurde. Wenn man sich die E-Mails und Newsletter einzelner – nicht aller – Ländernotarkammern anschaut: Richtig gewesen wäre meiner Meinung nach: „Übrigens, die Bundesnotarkammer hat sich beteiligt, und hier finden Sie eine Liste aller Anbieter, die derzeit am Markt sind“ – meinetwegen zum Download im internen Bereich. Diese Liste der Marktteilnehmer haben sie ja; dafür hatten sie die Boston Consulting Group mit einer Marktrecherche beauftragt. Die Wettbewerbsanalyse hat also nicht ergeben, dass es keine Anbieter gibt. Es gibt genug Anbieter.

Es wird in Zukunft ganz schwierig sein, dass die Bundesnotarkammer oder die 21 Ländernotarkammern in ihrer Kommunikation neutral bleiben. Für jeden Anbieter ist schon allein die Namensnennung – Werbung in diesem Ausmaß, direkt bei der Zielgruppe – unbezahlbar. Anders kann man es nicht sagen.

Es gibt bei Notarius jetzt auch einen Beirat aus verschiedenen Akteuren, darunter zum Beispiel Walter Büttner. Das finde ich auch ein bisschen fragwürdig: Er ist Präsident der Notarkammer Baden-Württemberg, sitzt im Präsidium der Bundesnotarkammer, ist selbst Notar – und jetzt noch im Beirat von Notarius. Auch das wurde in einem der Newsletter erfreut festgestellt. Das heißt, dieser Anbieter bekommt, ohne sich wirklich am Markt etabliert zu haben, schon ein Gütesiegel, das kein anderer Anbieter jemals bekommen würde. Das ist, um es ein bisschen naiv herunterzubrechen, Wettbewerb mit unfairen und ungleichen Mitteln. Diesen Vorteil werden die anderen Anbieter niemals haben. Punkt.

RS:Genau, deshalb habe ich das im Artikel auch als Frage formuliert. Ich finde es tatsächlich sehr spannend, dass sich so viele Ländernotarkammern gar nicht geäußert haben, auch nicht über die Beteiligung an sich. Wir nehmen am 28. September auf, und ich weiß nicht, ob zwischenzeitlich noch Nachrichten bei mir eingegangen sind. Gehen wir vom 25. September aus, dem Stand der Liste, die ich veröffentlicht habe. Die Kammern, die sich nicht geäußert hatten, waren überwiegend Anwaltsnotarkammern.

Warum ist das interessant? Vielleicht als Denkanstoß, falls die Bundesnotarkammer mitliest: Von den 7.000 Notarinnen und Notaren, über die wir eingangs gesprochen haben, sind rund 5.000 Anwaltsnotarinnen und Anwaltsnotare. Die haben ganz andere Bedürfnisse, spätestens bei der Kollisionsprüfung, weil Anwaltsnotare sowohl als Anwälte als auch als Notare tätig sind. Eine Software muss abbilden, dass der Notar nicht in derselben Sache auch als Anwalt oder Anwältin tätig war. Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist in der Praxis aber ein echter Schmerzpunkt: Wenn du als Anwalt Software X hast und im Notariat eine andere Lösung, müssen die miteinander kommunizieren und die Daten der Beteiligten abgleichen – ob jemand schon einmal in dieser Angelegenheit tätig war. Wer sich ein bisschen spezialisiert hat, sagt vielleicht: „Diese fünf Mandanten habe ich als Anwalt im Kopf, das brauche ich nicht.“ Aber für viele, gerade für Großkanzleien, ist es wirklich ein großer Schmerzpunkt.

Viele fragen sich jetzt natürlich zu Recht: Notarius wurde von einem Nurnotar konzipiert, und die Bundesnotarkammer besteht nahezu komplett aus Nurnotaren und angehenden Nurnotaren, also Notarassessorinnen und Notarassessoren. Im Präsidium sitzt, wenn ich mich nicht irre, ein einziger Anwaltsnotar. Da stellt sich die Frage, inwieweit die Belange der Anwaltsnotarinnen und Anwaltsnotare überhaupt berücksichtigt werden – wenn sie am Ende über eine Umlage ein Tool bezahlen müssen, das sie nicht nutzen, weil es für ihre Praxis, sagen wir es so, einfach nicht gut genug ist.

RS:Vielen Dank, Carsten.